Как правильно провести тет-а-тет начальника и работника

Слышь, начальник!

Как правильно провести тет-а-тет начальника и работника

Казалось бы, в жизни офисного работника и так достаточно созвонов, планерок, летучек, накачек, пятиминуток и прочих важных деловых встреч. Но оказывается, нужна еще одна — личная встреча. Малоприменяемые в других отраслях, такие встречи стали стандартом в ИТ-сфере. Кандидаты прямо спрашивают: «С кем у меня будут «ван-ту-ваны» и как часто?». Эксперты из компании Ростелеком помогли нам разобраться в том, что это такое и почему такие встречи будут полезны в любой компании. One-to-one (один на один, или тет-а-тет) — это формат общения между руководителем и сотрудником, в ходе которого они встречаются один на один для обсуждения проблем, достижений, целей и потребностей сотрудника. Встреча проходит в приватной обстановке, вне формальных рабочих встреч и может происходить регулярно (например, ежемесячно) или по мере необходимости.

Анна Кис, HRBP Ростелеком: «Как понять, что в компании нужны встречи в формате ван-ту-ван?

Основной индикатор — это текучка. Притом такая текучка, когда мы, на выходном интервью понимаем, что люди уходят от того, что у них возникали какие-то проблемы, которые вообще можно было бы решить, а никто не знал, что у них эти проблемы возникли. Второй показатель — если сотрудники не понимают, как им расти, им не хватает тех инструментов, которые компания дает централизованно: корпоративное обучение, наставничество. То есть инструменты для роста есть, а человек все равно не понимает, как ему двигаться. Наверное, ему не хватает того, кто мог бы ему в этом помочь, подсказать, дать профессиональный совет.

Отсюда и измерение эффективности — текучка уменьшилась, а число людей, нацеленных на рост в компании, увеличилось — значит, инструмент работает.

Но это точно не та практика, которую можно внедрить сверху. То есть нельзя издать, написать положение, инструкцию, как это проводить, памятку и сказать руководителям: «Делай». Это не каждому руководителю подходит. Мы в Ростелекоме пошли путем обучения тех, кто слышал что-то про такую практику и хотел бы попробовать. На обучении мы рассказываем, что за практика, какой профит от нее для руководителя, какая польза от нее для сотрудников, потому что, когда ты начинаешь внедрять, у сотрудника ведь тоже вопросы: «О чем мы тут с то- бой будем говорить? Мы вроде с тобой по работе и так общаемся…» Как объяснить сотруднику, что это для него тоже полезно, как создать на этих встречах атмосферу доверия, потому что без доверия здесь эффективной работы не будет.

ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ ПЕРЕД ТЕМ, КАК ВНЕДРЯТЬ «ВАН-ТУ-ВАН» В КОМПАНИИ.

Подумать, над тем, а действительно ли вам нужен этот формат. Он предполагает искреннее вовлечение руководителя в дела подчиненного. Настоящую заинтересованность в том, чтобы работник чувствовал себя комфортно, рос и развивался в компании. Это требует эмоциональных сил. Не стоит заниматься этим потому, что это модно. Эта практика, предполагает результат вин-вин. Мы говорим о том, что я буду помогать своим сотрудникам в том, чтобы они на своем рабочем месте полностью реализовывались. У них возникает максимальное вовлечение, а они в ответ дают мне наиболее существенный выхлоп, и я как руководитель получу прекрасные результаты.

Посчитайте, хватит ли у вас на это времени. Арифметика простая: одна встреча длится полчаса/час, у вас в подчинении 10 человек, частота встреч — не реже одного раза в месяц, а лучше раз в две недели. Не каждый руководитель проекта может выделить столько времени. Нужно ведь еще и подготовиться к встрече. А если сотрудников больше? Вариантов два: либо разделить сотрудников, начать проводить такие встречи сначала только с одной группой. Например, с новичками. Либо можно встроить иерархию внутри команды и делегировать часть встреч заместителям.

Определите круг тем для бесед с каждым сотрудником. Узнать какие-то базовые сведения о каждом, вникнуть в работу, которой он занимается и так далее. Со временем, если формат приживется, с каждым сотрудником будут свои особые встречи в индивидуальном стиле. Но для начала, нужно решить, какие темы нужно обсудить обязательно. Это могут быть карьерные ожидания, мотивация, методы работы, эмоциональный комфорт, амбиции, личные проблемы, влияющие на работу».

Ручушкин Семен, заместитель директора центра компетенции по реализации диджитал-проектов Ростелеком

— Давайте сформулируем, почему этот формат вообще актуален. У нас в операционной работе есть разные церемонии: ежедневные встречи, оперативки, планерки и так далее. На них мы решаем операционные вопросы. И встает вопрос: а как же быть с личным общением работе, чтобы мы понимали, выгорает/не выгорает, все ли устраивает и так далее, чтобы мы могли превентивно решать какие-то вопросы. В целом, этот инструмент помогает поддерживать микроклимат в коллективе, потому что без личного общения, которое строится на доверии, ни о какой продуктивности речи, к сожалению, идти не может.

А ТАКИЕ ВСТРЕЧИ, ОНИ МОГУТ ПРИВЕСТИ К КОНФЛИКТАМ?

Наоборот, они на самом деле направлены на то, что­бы конфликтов избежать. Потому что если замалчи­вать проблему, если сдер­живать напряжение, оно в какой-то момент вы­ливается как раз в конфликт­ную ситуацию или увольне­ние человека. «Ван-ту-ваны» предназначены для того, чтобы проговаривать про­блему заранее, находить совместный путь решения и устранять эту проблему».   

С ЧЕГО НАЧАТЬ ВНЕДРЕНИЕ ВАН-ТУ-ВАН В КОМПАНИИ?

— Ошибкой будет поставить человеку в график встречу и не объяснить, что это такое и зачем. Он воспримет это как вызов на ковер и общения не получится. Внедряя этот формат, нужно сначала попробовать объяснить коллегам цель и суть встречи. И только после этого ты ставишь ее в график, и уже в описании указываешь, что эта встреча предназначена для того, чтобы мы с тобой смогли, например, выровняться в планах твоего развития, обсудить какие-то вещи, которые тебя волнуют. И в целом — это та встреча, тему которой выбрать можешь ты. 

ЧЕГО НЕЛЬЗЯ ДЕЛАТЬ, ПРОВОДЯ ВСТРЕЧУ В ФОРМАТЕ «ВАН-ТУ-ВАН»

Нельзя путать корректирующую обратную связь с выговорами или наказанием, то есть нельзя человека звать на такую встречу, чтобы отругать. Вообще нужно отказаться от того, чтобы ругать сотрудников — это не продуктивно. Нужно давать корректирующую обратную связь, которая позволяет человеку понять проблему и вместе проработать пути устранения ее устранения.

Нельзя подменять такие личные встречи оперативными летучками. Нужно обсуждать вопросы развития, мотивации и самочувствия человека в коллективе, его продуктивность, мотивацию, хорошие и плохие новости, вещи, которые он сам хочет с вами обсудить. Нельзя вместо всего это просто пробежаться по рабочим вопросам.

Нельзя нарушать регулярность этих встреч. Они не должны быть ситуативными, наоборот, они должны быть регулярными, чтобы постоянно получать обратную связь, что-то корректировать, быстро включаться в решение назревающей проблемы. Реальность такова, что «ван-ту-ваны» обычно проходят в онлайн-формате, но хорошо хотя бы раз в квартал встречаться с каждым сотрудником лично. 

ЧТО ОБЯЗАТЕЛЬНО НУЖНО ДЕЛАТЬ, ПРОВОДЯ ВСТРЕЧУ «ВАН-ТУ-ВАН»

Нужно выстраивать доверительные отношения с сотрудниками. Они должны приходить на эту встречу понимая, что их выслушают, искренне попытаются понять и точно не осудят за прямоту в разговоре о тех вещах, которые их волнуют.

Выполнять все обязательства, которые берете на себя в рамках таких встреч. Обсудили, нашли пути решения, договорились, кто и что делает, и к следующей встрече выполнили все, о чем договорились. Иначе доверие сотрудника к этой церемонии, к начальнику рушится и мы получаем все проблемы, для решения которых начинали использовать этот инструмент.

Давать позитивную обратную связь и вникать в суть проблем. Нужно корректно объяснять, что сотрудник делает не лучшим образом и без осуждения пытаться разобраться, почему он делает именно так. Не приказывать что-то исправить, а поговорить о причинах. И конечно, если работник что-то сделал хорошо, это нужно обязательно подсветить на такой встрече.

О выборе правильной стратегии на 2024 год читайте в свежем выпуске журнала HR-мудрость за 4 квартал 2023 года "Сложно найти - легко потерять"