Автоматизируем рекрутинг

Задача современного менеджера по персоналу - быстро и эффективно закрыть вакантные позиции. А ситуация на рынке труда с минимальными показателями уровня безработицы не всегда позволяет осуществить быстрый поиск. Откликов мало. Если они есть, то должны быть отработаны в кратчайшие сроки, чтобы кандидат не ушёл к конкурентам. В связи с этим без автоматизации процесса рекрутинга не обойтись. На помощь рекрутера в данном случае приходят ATS (англ. applicant tracking system - система отслеживания кандидатов) – специализированная CRM-система для подбора персонала.
За последние десятилетия эти системы стали неотъемлемой частью бизнес-процессов как малого, так и крупного бизнеса. На рынке представлен большой выбор ATS: E-Staff, Поток Рекрутмент, Хантфлоу, FriendWork, Talantix, СберПодбор, Skillaz, Experium и другие.

Преимущества внедрения автоматизации:

• систематизация и автоматизация процессов подачи и согласования заявок на подбор,

• удобная публикация вакансий одним кликом на множестве платформ для поиска работы,

• внедрение инструментов для назначения и мониторинга статусов вакансий и кандидатов,

• аналитика подбора,

• автоматизация коммуникаций с кандидатами,

• интеграция с другими HR-системами.

Что же нового появилось за последнее время?

1. Активное внедрение искусственного интеллекта
Создание текста вакансии — сложная задача и для рекрутера, и для заказчика. Обычно нанимающий менеджер составляет список требований к кандидату для рекрутера. Это отнимает время, поэтому заказчику проще скопировать описание аналогичной вакансии с сайта по трудоустройству, а затем рекрутер дорабатывает этот текст под нужды компании. Но это не позволяет понять, кто действительно нужен заказчику. В результате вакансия не отражает реальный портрет кандидата, и мы получаем нерелевантные отклики. Как в этом случае может помочь искусственный интеллект?
ИИ, выступая в роли интервьюера, может задавать дополнительные вопросы, которые помогают создать привлекательное и точное объявление за несколько минут.
Большинство ATS-систем уже внедрили искусственный интеллект для создания уникального описания вакансий. Тексты вакансий создаются с помощью генеративных моделей GigaChat, YandexGPT или ChatGPT.

Автоматический отбор
Искусственный интеллект может автоматически отбирать резюме на соответствие требованиям вакансии. Дополнительно осуществляется ранжирование профилей кандидатов по степени соответствия критериям вакансии.
В некоторых системах через чат-бот или звонок он может запросить у кандидатов недостающую информацию и отвечать на их вопросы по телефону и в мессенджерах, назначать собеседования.

2. Возможность совместной работы рекрутера и заказчика в единой системе
От двустороннего взаимодействия рекрутера и заказчика зависит скорость закрытия вакансии. Современные ATS-системы позволяют организовать совместную работу – заказчик в системе подает заявку на подбор, видит результат работы, оценивает кандидатов, дает обратную связь. В результате нет потерь данных, история взаимодействия сохраняется. Процесс подбора становится более прозрачным, а значит, и эффективным.

3. Автоматизация обработки откликов

Во всех ATS-системах есть функция размещения вакансий на сайтах по трудоустройству и сбор откликов.
Процесс отработки откликов автоматизируется с помощью чат-ботов, которые построены или на основе искусственного интеллекта, или на основе мессенджеров.

4. Упрощение коммуникации с кандидатами.
Кандидаты стали плохо отвечать на телефонные звонки, поэтому взаимодействие в мессенджерах становится одним из главных источников первого контакта.
В ATS-системах реализован упрощенный вариант такого взаимодействия – можно писать в Telegram, WhatsApp и Viber без добавления к себе в контакты.
Есть варианты массовых рассылок кандидатам с предложением вакансии.

5. Тестирование кандидатов
ATS-системы интегрируются с внешними системами тестирования или же позволяют создать опросы, тестовые задания внутри системы. Кандидаты выполняют задания, и их ответы сохраняются в ATS.

ATS-системы не идеальны, каждая развивается, выпуская обновления, совершенствует свою работу для обеспечения эффективной работы эйчара.
Системы обладают разным набором функций, поэтому к выбору стоит подойти тщательно.

Например, не во всех системах можно сформировать собственные отчёты, зачастую они стандартны и не подлежат изменениям. Поэтому стоит выбирать ту, где строится наиболее подходящий отчет, который позволяет оценить процесс подбора, работу сотрудников и т.д

Кроме того ATS-системы отличаются хранением данных на сервере клиента или в облаке. Какое из этих решений выбрать - зависит от возможностей компании. Размещение на собственном сервере предполагает наличие специалистов, которые будут поддерживать его работу, но в то же время все данные кандидатов хранятся непосредственно в компании. Облачные решения упрощают поддержку собственной ИТ-инфраструктуры, но сильно зависят от скорости интернета и доступности самого сервиса. Кроме того, облачные решения чаще всего не подлежат значительной доработке и кастомизации: если вы захотите изменить систему «под себя», сделать это будет сложно.

При выборе ATS-системы нужно ориентироваться на функционал - набор возможностей, который необходим для вашего рекрутингового процесса. Чего вы в первую очередь ожидаете от автоматизации? Это может быть организация строгой последовательности этапов подбора, сохранение истории конкретного кандидата, интеграция с работными сайтами или же взаимодействие с внутренним заказчиком. Безусловно, от функционала будет зависеть и цена – поэтому правильный выбор нужно начинать с постановки четкой цели и оценки ожидаемого эффекта. 

Анна Маркина

Еще больше полезных материалов вы найдете в свежем выпуске журнала HR-мудрость "Учимся учиться и учить"