Офис vs цифровая среда: о важности доверия в команде

Наталья, как ваша компания пережила период самоизоляции?

— В самом начале апреля мы, как и все компании, столкнулись с новыми правилами и режимом работы, но поскольку мы производим бумагу санитарно-гигиенического назначения и являемся непрерывным производством, нам очень быстро разрешили вернуться в обычный формат. Тем не менее наши офисные сотрудники некоторое время все-таки поработали удаленно — хотя большая часть предприятия (а всего штат у нас около 400 человек) работает на производстве и продолжала трудиться оффлайн.

Наталья, с какими сложностями вы столкнулись при переходе в дистанционный формат и как их преодолевали?

— Надо сказать, что мы были готовы к такому повороту событий процентов на восемьдесят — оперативно оформили приказом и дополнительными соглашениями перевод на дистанционную работу, а первый вопрос у нас возник в техническом оснащении, так как у части сотрудников были стационарные компьютеры, которые не возьмешь домой. Пришлось договариваться с некоторыми работниками об использовании личной техники, и работники с пониманием отнеслись к ситуации. После этого IT-специалисты быстро настроили доступ ко всем информационным системам, и мы не почувствовали никаких проблем во взаимодействии — более того, им удалось оперативно настроить защиту конфиденциальных данных и сохранить компьютерную безопасность.

Вторым важным аспектом оказался вопрос психологического плана: руководителям было сложно контролировать рабочие процессы в дистанционном формате и у них возникали сомнения как в дисциплине, так и в эффективности сотрудников. Мы наладили коммуникационные связи — организовали чат, где можно было получить ответы на вопросы максимально оперативно.

Наталья, внедрили ли вы какие-то новые практики в связи с переходом на дистанционную работу?

— У нас активизировалась информационная рассылка по почте: каждый удаленный работник был в курсе того, что происходит на предприятии; как раз в этот период у нас активно разрабатывался корпоративный портал, который сыграл очень позитивную роль в поддержке работников: сотрудники могли в режиме онлайн посмотреть данные по своему отпуску, начислению заработной платы, узнать контакты коллег и получить ответы на многие другие вопросы, с которыми все мы сталкиваемся ежедневно.

Какими достижениями в это непростое время вы гордитесь?

— Хотелось бы отметить, что в период пандемии мы не уволили ни одного работника, а также открыли одну дополнительную линию и набрали ещё порядка 30 специалистов (операторы и вспомогательный персонал). Сотрудников мы оперативно подобрали онлайн, обратившись к нашей базе данных и назначая интервью в WhatsApp. Все подобранные таким образом кандидаты у нас до сих пор работают.

Были сотрудники, которые после дистанционного режима не хотели возвращаться в офис?

— Наоборот — все были рады, так как при работе из дома стирается грань между личным и рабочим временем, все хотели прийти в офис, сменить халат на официальную одежду, пройтись по лестнице, чтобы быть в тонусе, и так далее.

А как вы относитесь к формату работы хоум офис?

— Конечно, хоум офис — это экономия времени на дорогу от дома до работы, а негативной стороной для меня является отсутствие социальных связей: мне тяжело без живого общения, и я склоняюсь к офисной работе.

Наталья, как вы оценивали эффективность сотрудников во время работы дистанционно?

— Мой отдел сразу поставил задачи и сроки их исполнения — на самом деле, мне не важно, когда мой работник будет работать над задачей, мне важен результат — по нему я и оценивала эффективность своего сотрудника. Некоторым руководителям было сложно адаптироваться к ситуации, они не понимали, как можно работать без контроля: «Ведь я же не вижу, работает он или нет». Здесь важен вопрос доверия руководителя работнику и наоборот — и это доверие руководитель должен сформировать через коммуникации: чем больше ты общаешься с сотрудником, искренен с ним, тем выше уровень доверия и выше эффективность работы, ведь близкие люди не хотят друг друга подвести.

Наталья, развиваете ли вы цифровые компетенции сотрудников?

— Мы молодое предприятие (официальное открытие состоялось совсем недавно, 8 сентября), у нас ещё очень много проектов и планы по расширению в следующем году — и наше руководство, конечно, понимает, что трансформация неизбежна. На данном этапе у нас уже внедрена система электронного документооборота, что позволяет сократить рабочее время на согласование и подписание документов. Сейчас мы запланировали очень много проектов по обучению и повышению квалификации работников именно в цифровых компетенциях. В проекте — разработка онлайн-платформы для обучения, и мы хотим использовать геймификацию в обучающем процессе — возрастной состав предприятия в основном от 25 до 40 лет, поэтому такой формат скорее всего понравится сотрудникам и добавит некий соревновательный эффект.

Может быть, вы дадите какие-то рекомендации коллегам, которые переводят сотрудников в рабочую среду онлайн — на что стоит обратить внимание?

— В первую очередь, нужно позаботиться о технической оснащенности — у работника должны быть все ресурсы, чтобы он мог эффективно работать. Во-вторых, нельзя пренебрегать цифровой безопасностью. Работодатель должен помочь сотрудникам обеспечить безопасность — проводить вебинары или консультации, как правильно себя вести в сети интернет, как работать с информационными ресурсами. И, конечно, HR должен помочь наладить коммуникации между руководителями и подчиненными и между сотрудниками в общем. Работники должны быть в курсе всего, что происходит, оперативно получать информацию. Доверие между сотрудниками, между руководителем и подчиненным — это очень важный ресурс для достижения результата.