Виртуальный HR избавляет от рутины

Автоматизация активно захватывает сферу управления персоналом, и всё больше компаний стараются автоматизировать рутинные процессы и задачи, которым специалисты по работе с персоналом уделяют много внимания каждый день.
Генеральный директор IT-компании «RG-Soft» Роман Голубицкий поделился с нами опытом, как избавить HR от рутинной работы и предоставить своим сотрудникам доступ к запрашиваемой информации круглосуточно.

Многие рутинные задачи в «RG-Soft» выполняет виртуальный HR. Собственная разработка компании представляет собой чат-бот, общение с которым выстроено на определенных алгоритмах, а в меню собраны функции, которые HR приходилось выполнять изо дня в день. Теперь они автоматизированы. Сотрудники больше не выстраивают очередь у кабинета HR-отдела, без посредников они могут оперативно получать информацию и вносить изменения в базах 1С без запуска сложных автоматизированных систем.
А HR-служба компании получает всю информацию, которая ранее поступала из различных каналов связи, через единое диалоговое окно.
Сегодня сотрудники RG-Soft общаются с чат-ботом точно так же, как с реальным HR в формате «вопрос-ответ» с помощью мессенджеров со своих мобильных устройств или компьютеров. Только виртуальной помощник обладает более широкой базой знаний и готов прийти на помощь в любое время дня и ночи. Но так было не всегда.

— У наших HR физически перестало хватать сил и времени, чтобы отвечать на вопросы новичков, собирать заявки на обучение, работать «справочной службой», следить за адаптацией каждого нового сотрудника и так далее. Казалось, что в офисе начали летать электрические разряды, — рассказывает Роман Голубицкий. – Нужно было срочно спасать положение. Чем мы и занялись очень своевременно: изучили все процессы, выявили те, в которых можно обойтись без живого общения, и прописали алгоритмы взаимодействия «человек-машина». К сожалению, на первом этапе допустили большую ошибку из-за спешки. Мы решили воспользоваться до сих пор существующим онлайн-сервисом для создания чат-ботов, который через две недели начал «играть в молчанку» – просто перестал обрабатывать запросы пользователей. Поэтому если у вас есть возможность купить хорошее коробочное решение или написать бота самостоятельно, сделайте это.

Разработка чат-бота RG-Soft

Идея самостоятельно создать виртуального помощника пришла сотрудникам отдела «Экспериментариум», который отвечает за все инновационные разработки в компании. Чат-бот RG-Soft был создан на платформе 1С. Это особенно удобно для компаний, которые хранят основную информацию в базах 1С. Прибегая к помощи сторонних сервисов, вы должны создать дополнительные интеграции и защитить корпоративные данные от утечки. Этот путь трудоемкий и финансово затратный. Самый оптимальный вариант — это интегрировать бота в корпоративную систему. В нашем случае – это было сделано в 1С:Документооборот, поскольку именно там размещена вся необходимая для HR информация. Вся логика взаимодействия бота с человеком, кнопки и меню, а также доступные данные для других сотрудников мы разместили там же. Оттуда запрограммированный бот обращается к открытым API (программным интерфейсам мессенджеров), чтобы вести диалог с написавшим ему человеком.
Для пользователя это выглядит так: он пишет боту в какой-либо из популярных мессенджеров, например, в Telegram или WhatsApp. Бот обрабатывает запрос, обращается к базам 1С и возвращает ответ с данными обратно в мессенджер. Для пользователя общение с ботом выглядит как общение с HR, но только через чат.

– В нашей компании мы сначала в шутку называли бота «Захар». А потом уже просто не смогли называть его бездушно ботом, поскольку он заменяет, как минимум, одного HR-специалиста и работает с каждым сотрудником индивидуально, – говорит Роман. – Мы получили идеального HR, который:

• никогда не устает,
• не требует зарплату,
• готов к работе 24/7,
• работает по любому из заданных сценариев,
• может связываться с базой 1С без дополнительных интеграций и вносить изменения.

Общение с чат-ботом

Помимо базовых оперативных функций бот принимает различные заявки и осуществляет оповещение. Вот кнопки из основного меню:

• «Контакты» — у бота всегда можно попросить контакты коллег, разбросанных по разным офисам, просто написав фамилию в чат.
• «Отсутствия»: здесь можно посмотреть, кто сегодня работает из дома или самостоятельно отметиться на удаленке.
• «Заметка на почту» – отсюда легко отправить себе письмо-напоминание.
• «Подать заявку»: в этом меню специалисты 1С записываются на экзамен или оставляют запрос на покупку обучающего курса.

• «Оставить отзыв»: здесь собираются все отзывы о сбоях в работе чат-бота, а также принимаются предложения по улучшению функционала.
• «К кому обратиться» имеет подменю с 24 кнопками по различным вопросам: больничный лист, управление работами, жизнеобеспечение офиса, продукты компании, корпоративный университет, обучающие материалы и другие.
• «Где найти»: отсюда пользователь получает ссылку на базу знаний. Мы создали список всех наших ресурсов и постоянно его пополняем.
• «Сказать спасибо»: говорить благодарности стало традицией, и кнопка-напоминание не дает о них забывать, так что «спасибо» прилетает коллегам с завидной регулярностью.

С помощью Захара в RG-Soft также проводятся различные опросы. А стандартное меню выглядит так:

«RG-Soft: конструктор чат-ботов»

Роман рассказывает о том, как появилось решение конструктора чат-ботов: «При внедрении своих продуктов из линейки для HR мы часто коммуницируем с руководителями и HR разных уровней. Мы постоянно слышим о рутине и нехватке времени на ежедневные задачи, например, подбор и адаптацию персонала. Все, что мы могли, это делиться своим практическим опытом, однако у каждой компании – свои специфические требования и видения функций HR. Так наш внутренний пилотный проект превратился в полноценный продукт, который мы смогли предложить миру».

Конструктор чат-ботов от «RG-Soft» призван решить множество проблем и взять на себя рутинные задачи в таких процессах, как подбор, адаптация и обучение, работа с текущими сотрудниками.

• Бот ведет общение с сотрудниками в простой и удобной форме: вопрос-ответ по определенному заранее алгоритму.
• Есть возможность выделить категории сотрудников и ограничить доступ к определенной информации по группам.
• Может работать по любому настраиваемому сценарию.
• Имеет простой визуальный интерфейс, с его помощью легко менять алгоритмы взаимодействия бота с пользователями.
• Бот может брать информацию и вносить разрешенные изменения в базах 1С.

Возможные интеграции

• С любыми программными продуктами 1С: бот создаст карточки кандидатов и загрузит в единую базу (фото, резюме, портфолио, согласие на обработку персональных данных),
• популярными ATS,
• рекрутинговыми сайтами: Headhunter, Superjob, Avito Работа,
• календарем дел в 1С:Документооборот, Outlook, Google Calendar и т.д.,
• и другими системами по индивидуальному запросу.