Электронные трудовые на благо кадровиков

По материалам исследования «Рекадро» «Оценка перехода на электронные трудовые книжки кадровыми службами российских компаний», декабрь 2021 г.

В России произошел переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Электронная книжка должна была обеспечить постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям – открыть новые возможности кадрового учета.

Тем временем на электронные трудовые книжки перешла небольшая доля работников: лишь в 16% компаний эта доля составила более 40%, в 20% предприятий никто из работников не выбрал новый формат.

Именно недоверие сотрудников новому формату явилось сложностью для большинства предприятий в переходе на ЭТК. Как отмечают работники кадровых служб, им пришлось разъяснять и сотрудникам, и принимаемым на работу кандидатам особенности использования нового формата.

Сами же работодатели по прошествии почти года работы с ЭТК ключевыми проблемами видят необходимость запроса бумажной трудовой книжки для подсчета страхового стажа работника, рост объемов работы кадровых служб в связи с ведением двойного документооборота, риск непредставления в установленный срок либо представления неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда. Риск утечки информации в результате взлома цифровой системы либо компьютерного сбоя остается актуальным для почти половины респондентов.

Значительную долю респондентов беспокоит также рост вероятности получения поддельных распечаток электронных трудовых книжек и связанная с этим возможность скрыть предыдущие места работы и увольнения «по статье».

Но электронные трудовые несут работодателю и блага цивилизации, в топ-5 из них кадровики включили следующие:

·        более половины оценили отсутствие риска потерять трудовую книжку и необходимости организовывать их хранение,

·        44% считают преимуществом возможность просматривать записи как работодателями и работниками, так и госорганами,

·        41% выделяют сокращение издержек,

·        удобство и скорость работы с данными ценят 39% предприятий,

·        для 30% важна упрощенная процедура приема и увольнения дистанционных работников.

Несмотря на сложности и опасения - увеличение объемов работы, риски в использовании - многие компании оценили удобство нового формата, хотя им приходится сталкиваться с недоверием сотрудников и кандидатов и проводить разъяснительную работу. Консерватизм россиян сложно победить, поэтому пока нашим кадровикам придется иметь дело с трудовыми в обеих реальностях – и онлайн, и офлайн.

Евгения Максимова

Больше о современных HR-решениях читайте в выпуске журнала "HR-мудрость" За порогом перемен