12 советов, как вести коммуникации с сотрудниками в кризис

Динара Гайнутдинова, управляющий партнер CAS Group, эксперт в сфере управления изменениями и смежных областях в российских и международных компаниях, предлагает 12 советов, как вести коммуникации с сотрудниками в кризис.

В период нестабильности HR-специалистам и топ-менеджерам надо уделять особое внимание внутренним коммуникациям. Самое эффективное – это личные встречи с коллегами, собрания коллектива в целом и по подразделениям. В крупных компаниях нет такой возможности, поэтому задействуйте другие каналы коммуникаций: интранет-портал, электронную почту, мессенджеры, корпоративные газеты и ТВ, радио, стенды и так далее.

1.                   Спикеры и аргументы. Определите спикеров и сформулируйте для них тезисы, которые позволят эффективно доносить позицию компании сотрудникам. Напишите тезисы простым языком, даже если приходится говорить о сложных решениях. Мудреные официозные формулировки не внушают доверия.

2.                   Все решения – в официальных источниках. Максимально быстро и откровенно донесите до каждого сотрудника информацию о положении дел в компании и ваших решениях. Эта информация должна появиться в официальном источнике, а не в кулуарах в искаженном виде.

3.                   Обращения топ-менеджеров к сотрудникам на интранет-портале. Делайте регулярную сводку о ситуации в компании. Оптимально – раз в неделю. Можно готовить тексты, можно записывать видеообращения – это быстрее и эффективнее. В подготовке выступления постарайтесь сконцентрироваться не на изменениях, а на результатах, которые они принесут компании и ее сотрудникам. Люди должны видеть общие цели и чувствовать, что они в одной лодке, что руководителю есть дело до каждого.

4.                   Личные блоги топ-менеджеров на интранет-портале. Практика показывает, что они пользуются колоссальной популярностью: сотрудники следят за обновлениями, делятся друг с другом. Информация «от первого лица» не только снижает эмоциональное напряжение в команде, но и увеличивает позитивный рейтинг руководителя.

5.                   Сбор обратной связи от сотрудников. Будьте готовы к тому, что на интранет-ресурсах люди начнут активно комментировать ситуацию и задавать дополнительные вопросы. Надо дать ответы на все комментарии. Выделите одного-двух координаторов, чтобы структурировали вопросы и подключали специалистов для подготовки ответов. Это позволит снять первую волну негатива, чтобы он не выплеснулся во внешнюю среду.

6.                   Закрытый Telegram-канал компании. Там можно оперативно публиковать новости, подкасты с руководителями, карточки с лайфхаками, ссылки на полезные ресурсы, онлайн-библиотеки и т.д. Модераторами могут быть HR- или PR-специалисты.

7.                   Рассылка с ящика CEO компании на электронные адреса сотрудников. Пусть это будет дайджест о ситуации в вашей отрасли, аналитика о влиянии рынка на работу вашей компании, презентации о предстоящих изменениях и так далее. Людям очень приятно, когда к ним обращается по имени менеджер высшего звена. К такому письму будет особое доверие.

8.                   Лидеры мнений в подразделениях. Они непременно известны кадровым службам компаний. Каждый из них имеет большое влияние на свою малую группу. Воспользуйтесь этим влиянием. Авторитетные сотрудники помогут вам отследить малейшие изменения настроений в коллективах, и сами будут вести коммуникацию с коллегами. Из их уст сотрудники воспримут информацию с большим доверием и принятием, даже если речь идет о непопулярных решениях руководства.

9.                   Корпоративный антикризисный слоган. Придумайте какой-то короткий объединяющий слоган типа «прорвемся», «все будет хорошо», «все проблемы решаемы», «работаем», «у нас все получится». Пусть он примелькается, запомнится. Сделайте с ним заставки на корпоративном ТВ, скринсейверы на компьютерах, плакаты, хэштеги на портале. Если позволяет бюджет, выпустите брендовую продукцию с этим слоганом: баннеры, блокноты, ручки, футболки, худи и так далее. Это будет мотивировать сотрудников.

10.               Традиционные мероприятия. Не отказывайтесь от привычных активностей – напротив, усильте их. Например, организуйте на внутреннем портале онлайн-библиотеку мотивирующих книг. Найдите экспертов, которые также запишут видео для вашего портала с полезными лайфхаками: обзор цен на продукты в местных торговых точках, управление финансами в текущей ситуации. Это совсем не требует затрат, но демонстрирует заботу о сотрудниках.

11.               Помощь тем, кого коснется увольнение. Организуйте дайджесты вакансий, встречи с потенциальными работодателями, тренинги по трудоустройству. Надо настроить людей на поиск новой работы. Обязательно разъясните, что сделал менеджмент для решения проблем. У сотрудников должно сложиться понимание, что оптимизация – это крайняя мера, когда уже все остальные ресурсы выхода из кризиса исчерпаны.

12.               Мониторинг настроений в компании. Измеряйте чаще, чем обычно, настроения в коллективе. Проводите онлайн-анкетирование. Так вы быстро сможете реагировать нужной информацией и сделаете процесс коммуникации управляемым.

Все эти меры помогут вывести сотрудников из состояния тревоги и стресса, направить работу в конструктивное русло.

Евгения Максимова

Больше полезных рекомендаций вы найдете в выпуске журнала HR-мудрость за 1 квартал 2022 года "Механизмы адаптации"