ТОП 5 неочевидных вопросов про КЭДО – подумайте о них заранее!

Сначала удалёнка в 2020 году, затем изменения в Трудовом кодексе в 2021 г. – в сумме они заложили прочный фундамент для восходящего тренда – переход на кадровый электронный документооборот. В 2023 году перевод кадрового делопроизводства в цифру не просто моден, но даже выгоден бизнесу.

Бизнес-выгоды от КЭДО:

1. Снижение трудозатрат на операционную работу с документами.
2. Снижение затрат на отправку документов курьерами удалённым сотрудникам и на последующее хранение в бумажном архиве, оптимизация офисных площадей.
3. Ускорение процессов подписания, прозрачность процесса.
4. Предоставление удобного сервиса сотрудникам и повышение их лояльности к работодателю.

Несмотря на все выгоды, прочную нормативную базу вокруг КДП и низкие юридические риски, готовность бизнеса быть первопроходцами в автоматизации кадровых процессов, есть сложности в оцифровке бизнес-процесса. В этой статье мы хотим поделиться опытом внедрения и адаптации платформы Docsvision под задачи КЭДО, с которыми столкнулись за последние пару лет. Эти вызовы – не повод отказаться от перехода на КЭДО, а лишь повод задать себе парочку вопросов для самопроверки, чтобы успешно реализовать прыжок в digital HRM.

№ 1. Подписание документов в срок

В российской практике кадрового делопроизводства сложилась практика подписания бумажных документов «задним числом». Когда сотрудник раз в полгода заходит в отдел кадров и сразу подписывает стопку документов за командировки и летний отпуск, например. Но в электронном виде это недопустимо с точки зрения права и прозрачности процесса. Если документ не подписан в электронном виде вовремя, то его требуется выставить с новой датой или подписать на бумаге.
Законы, регламентирующие КЭДО:

1. Трудовой кодекс РФ, статьи 22.1-22.3.
2. Закон ФЗ№63 «Об электронной подписи».

Сотрудники департаментов КДП знают нормативную базу и неизменно работают по ней, но переход на КЭДО в какой-то мере делает процессы менее гибкими и более прозрачными. В результате первые месяцы после перехода на электронное подписание документов с сотрудниками бывают достаточно стрессовыми для опытных специалистов.

№2. Обеспечение всех сотрудников доступом к электронным кадровым документам

Чтобы компания перешла на КЭДО, требуется всем сотрудникам обеспечить доступ к электронным документам, ознакомлению и подписанию. Предполагается, что у офисных сотрудников доступ к новой корпоративной системе будет с рабочих мест. Но всегда ли есть понимание, как обеспечить доступ сотрудникам, работающим за пределами офиса, на производстве или «в полях»?
Сотрудники за пределами офиса могут получить доступ к системе через домашние ПК, мобильные устройства или даже инфокиоски. Однако, такие нестандартные решения требуют проработки вопросов безопасности – как позаботиться о защите персональных данных? Автоматический log-out (завершение сессии пользователя, если в течение заданного времени нет взаимодействия с системой), двухфакторая аутентификация. Чтобы обеспечить безопасный и удобный доступ к КЭДО всем сотрудникам, выбранная система должна быть достаточно гибкой в настройке и в организации доступа.

№3. Обеспечение всех сотрудников электронной подписью

КЭДО подразумевает, что все документы будут электронными и подписываться будут аналогично. И важно обеспечить сотрудников всего предприятия электронными подписями и доступом к системе.
Если документ подписать УКЭП (усиленной квалифицированной подписью), то правовые риски в случае судебных споров между сотрудником и работодателям будут минимальны. Однако такой вид подписи требует покупки соответствующих ключей – приобретать их для всех сотрудников неоправданно дорого. Достаточно, если у лиц, подписывающих кадровые документы от имени организации, есть УКЭП. А у всех остальных сотрудников есть доступ к усиленной ЭП, например, мобильной или облачной подписи КриптоПро. Использование такого формата одновременно решает задачу с подписанием документов сотрудниками на местах, за пределами офиса. Последующий вопрос – закупить облачные подписи у провайдера или развернуть корпоративное облако с УНЭП. Из опыта внедрения Docsvision мы считаем, что в горизонте 3-5 лет на компанию в 10 000 сотрудников частное облако окупится в сравнении с внешним облачным провайдером.
Единодушно все специалисты против использования простой ЭП. Такой формат подписи будет отклонён судом в случае спора. Плюс, согласно нормативной базе, кадровые документы, подписанные простой ЭП, должны передавать на портал Госуслуги. Однако требование есть, но технической возможности для его исполнения нет, поскольку пока портал Госуслуги остаётся закрытым для работы с кадровыми документами.

№4. Организация КЭДО с сотрудниками, работающими по совместительству

В холдингах один сотрудник может работать на нескольких должностях и даже не в одном юридическом лице. И в каждом месте своей работы такой сотрудник должен подписывать кадровые документы. В подобных случаях отслеживание и дублирование кадровых документов проще перенести на ИТ-систему. Только это требует реализации более удобной, нежели создание нескольких аккаунтов в системе кадрового делопроизводства для одного сотрудника, занимающего несколько должностей. И, конечно, не забывайте, что в рамках кадрового делопроизводства невозможно реализовать замещения для подписания документов. Никто, кроме сотрудника, не может подписать кадровые документы.

№5. Как хранить кадровые электронные документы

Кадровые документы относятся к документам длительного хранения. При этом российское законодательство ещё не оформило регламенты, как длительно хранить электронные документы и что делать после того, как срок службы сертификата электронной подписи закончился. ИТ-компании предложили переподписывать такие документы новыми подписями. Есть рекомендации Центрального банка и ВНИИДАД о том, в каких форматах хранить электронные документы длительного хранения. Соответствующий закон может быть рассмотрен и принят в 2023 году.
Нормативная база вокруг электронного кадрового делопроизводства развивается стремительными темпами, что требует от поставщиков соответствующих решений быстрого отклика. Но также меняются и процессы внутри компаний, они становятся продуманными и удобными для каждого сотрудника, а значит, и ИТ-система, обслуживающая кадровые процессы, должна быть не только надёжной, но и быстро адаптирующейся к изменениям бизнеса и закона. Будьте верны своим ценностям и оставайтесь гибкими в мелочах.

Реклама. ООО «ДоксВижн» ИНН 7801515318. LdtCKR5cE