«Человек нужен срочно. Ещё лучше - вчера». Знакомая ситуация? Думаю, каждый рекрутер хотя бы раз слышал эту фразу от нанимающего руководителя. А скорее всего слышит регулярно.
У рекрутера уже есть вакансии в работе, у руководителя всё «сгорело» ещё до обращения в HR, а требования к кандидату в такой ситуации нередко становятся завышенными. Нужен практически супергерой, который придёт и всех спасёт.
Я Ольга Зуева, операционный директор Рекадро. Мы работаем со срочными заказами постоянно, и признаюсь, я люблю такие задачи. Есть в них особенное состояние внутренней мобилизации: нужно быстро разобраться, собрать ресурсы и найти решение. Но за годы работы со срочными заказами мы в «Рекадро» убедились: именно в этот момент очень легко начать совершать множество действий, которые не приближают выход сотрудника, а только мешают.
Поэтому первое правило срочного подбора звучит немного неожиданно: не торопитесь начинать поиск. Сначала разберитесь, куда и зачем нужно бежать.
Поделюсь с вами практиками, которые мы разобрали в октябре на вебинаре Мастерской рекрутинга «Испытание для рекрутера: как выжить, когда нанимают «срочно и вчера»
Первые 30 минут: выяснить, что действительно "горит"
После слова «срочно» хочется немедленно открыть работный сайт, поднять базу кандидатов, разместить вакансию во всех доступных каналах. Или притвориться веткой - вдруг всё само собой разрешится.
Но у нас есть правило: срочность не отменяет регламент снятия заявки.
Даже если заказчик присылает только название должности и добавляет моё любимое: «Вы там сами что-нибудь придумайте, кто нам нужен. Вы же два месяца назад Иванова предлагали - вот примерно такого».
Нет, не придумаем. Точнее, можем, но велика вероятность, что придумаем не то.
Нужен полноценный бриф с заказчиком. Пусть короткий, на 5-10 минут, но важно зафиксировать требования, условия, задачи сотрудника, график, место работы, доход и критерии, по которым руководитель будет принимать решение.
Но в срочной заявке есть ещё один обязательный блок вопросов - о самой срочности.
Я предлагаю задать руководителю четыре вопроса:
- Что произойдёт, если сотрудник не выйдет к нужной дате?
- Кто сейчас выполняет его работу и как долго это возможно?
- Это новая потребность или реакция на возникшую ситуацию?
- Когда вы готовы встретиться с первым подходящим кандидатом?
Последний вопрос особенно интересен.
Иногда руководитель говорит: «Человек нужен немедленно!», но при этом провести интервью сможет только на следующей неделе. Это не повод спорить с заказчиком или доказывать ему, что вакансия не такая уж срочная. Лучше предложить варианты: делегировать встречу другому руководителю, заранее забронировать время, организовать несколько интервью подряд.
В идеале слово «срочно» нужно перевести в календарь. Например: завтра с 10:00 до 12:00 - два интервью, до 16:00 - обратная связь, затем решение о следующем этапе.
Почему это важно? Расскажу случай из нашей практики.
К нам поступила срочная заявка на сварщиков, работающих на полуавтомате. Мы уточнили оборудование, виды работ, график и приступили к поиску. Уже к вечеру представили восемь резюме. Казалось бы, отличный старт. На следующий день получили отказ по всем восьми кандидатам… Выяснилось, что руководителю требовалось конкретное удостоверение, о котором он не упомянул при снятии заявки. Рекрутер в спешке тоже не уточнила этот момент. Пришлось повторно связываться с кандидатами, проверять документы, запрашивать копии. Часть опытных специалистов действительно не имела действующего удостоверения.
Мы потеряли время. Но, что ещё неприятнее, сначала заинтересовали людей вакансией, а потом были вынуждены им отказать.
Один своевременно заданный вопрос мог предотвратить эту ситуацию.
Есть и другая ловушка: мы быстро нашли кандидата, а компания ещё не согласовала условия его найма.
Недавно мы искали инженера-электрика. Действующий сотрудник увольнялся, оставалось две недели. Подходящего кандидата нашли в течение недели, но для конкурентного предложения работодателю требовалось повысить зарплату. Согласование новых условий заняло два месяца. Кандидат ждать не стал, поиск пришлось начинать заново.
Поэтому уже на старте важно выяснить не только кто проводит интервью, но и кто вправе согласовать оффер и готовы ли условия предложения.
Результат первых 30 минут - не заполненный ради регламента документ, а понятный маршрут: кого ищем, к какой дате, кто принимает решения и сколько времени на них потребуется.
В конце брифа я бы проговорила с заказчиком договорённости вслух: «Правильно понимаю, что человек нужен к 30 ноября, обязательны вот такие-то требования, я вам направляю резюме подходящих кандидатов, в течение часа вы сможете дать по ним ответ – приглашаем или нет. Уже завтра вы готовы встречать кандидатов с 14 до 16. Обратную связь по кандидатам даёте мне после встречи, долго не думаем. Всё верно? Отлично, Сергей, с вами приятно иметь дело!»
Первые 48 часов: ищем не везде, а там, где быстрее получим результат
Итак, заявка снята, время интервью забронировано. Где брать кандидатов?
При коротком сроке я рекомендую начинать с проверенных источников, где уже есть накопленная информация или быстрый доступ к подходящему человеку.
Для нас это прежде всего собственная база, финалисты прошлых поисков и рекомендации. Холодный поиск при необходимости запускаем параллельно, не дожидаясь, пока исчерпаются тёплые контакты.
Своя база: скорость, набранная заранее
База кандидатов - мощный ресурс, но её ценность определяется не количеством резюме, а качеством информации.
По каждому кандидату мы фиксируем причины отказов, предпочтения по графику и локации, зарплатные ожидания, актуальные контакты и мессенджеры. В момент срочного поиска всё это превращается в преимущество.
Екатерина Смолий, консультант по подбору персонала «Рекадро»: «База однозначно наше всё! Когда нам срочно нужен был оператор производства в Калужской области, я в первую очередь обращалась к базе. Я давно работаю в этой локации и точно знаю, что там есть люди, с которыми мы уже общались по похожим проектам. По фильтрам отбираю тех, кому подходят транспортная доступность, сменный график, уровень дохода. Недавно таким образом удалось пригласить на собеседование сразу больше 20 кандидатов. Они прошли интервью у заказчика, и уже через два дня у нас был пул будущих сотрудников, готовых к прохождению медосмотра. Очень помогает то, что мы звоним с конкретикой. Не просто предлагаем очередную вакансию, а можем сказать: «Алексей, мы с вами общались два месяца назад, вы хотели график 2/2 и доставку. У нас появилась подходящая вакансия, сразу вспомнила о вас!»
Обратите внимание: это не история о чудесной базе, из которой кандидаты появляются по нажатию кнопки, а результат работы, проделанной задолго до срочной заявки. Если мы не сохранили предпочтения кандидата, сначала придётся заново выяснять, что ему подходит. А значит, тратить время, которого сейчас нет.
Дарья Маслова, консультант по подбору персонала «Рекадро»: «У нас есть постоянный клиент - производство оконной фурнитуры. Примерно раз в два месяца мы закрываем для него потребность в 10-15 сотрудниках. Бывает, что одобренных кандидатов больше, чем компания может принять.
Мы от таких людей не отказываемся. Сохраняем тёплый контакт, обещаем обратиться в первую очередь, как только появится дополнительный набор. Поэтому, когда клиент присылает новую заявку, мы уже к вечеру актуализируем предыдущих финалистов и понимаем, сколько человек нужно привлечь новым поиском. В последний раз семь человек удалось закрыть именно из резерва. Здесь выигрывают все: кандидаты видят, что мы сдерживаем обещание и возвращаемся к ним, а клиент получает оперативную реакцию на свою потребность».
Резерв - это не папка с резюме «на всякий случай». Это отношения, которые нужно поддерживать.
Рекомендации: иногда достаточно одного звонка
В срочном подборе особенно полезны рекомендации людей, которые хорошо знают профессию, производство или коллектив.
Но просьба «пришлите кого-нибудь» редко работает. Лучше конкретно объяснить, кого ищем, где предстоит работать, какие условия предлагаем и как быстро готовы встретиться.
Дарья Маслова, консультант по подбору персонала «Рекадро»: Я закрывала вакансии грузчиков на складе крупного производства санитарно-гигиенической продукции. Нужен был срочный набор, и мы не стали изобретать велосипед. Я позвонила одному кандидату, которого раньше трудоустроила. Знала, что он общительный, у него много связей, он уже рекомендовал нам людей и хорошо понимает специфику производства. В тот же день от него пришли ещё четверо ребят. Через два дня бригада из пяти человек уже вышла в смену».
Конечно, рекомендации не всегда сработают. Если мы впервые ищем редкого специалиста в незнакомой локации, тёплой базы может просто не быть. В таком случае нужен интенсивный холодный поиск. Например, Екатерина Смолий рассказала о вакансии электромеханика в новой для команды локации: за два дня вместе с ресечером они связались более чем со 150 кандидатами и представили заказчику двух специалистов. На момент вебинара оба находились в процессе рассмотрения.
Главное не ждать 48 часов, чтобы понять, что выбранный источник не работает. В проектах массового подбора персонала, где скорость особенно важна, мы часто работаем по технологии Agile – короткими циклами, с постоянной оценкой результата и корректировкой работы
Мы предлагаем использовать короткие контрольные точки:
- Сразу после брифа: запускаем базу, рекомендации, резерв финалистов и при необходимости холодный поиск.
- Через 4 часа: оцениваем первые ответы, заинтересованность и причины отказов.
- Через 24 часа: проверяем назначенные и состоявшиеся интервью.
- Через 48 часов: решаем, какие источники усилить, что изменить в предложении и требуется ли корректировка профиля.
Важно, что рекрутер не может брать на себя обещание закрыть вакансию за два дня: за 48 часов можно организовать интенсивный поиск и получить первые проверенные контакты, а количество кандидатов и сроки выхода зависят от рынка и условий вакансии.
Как сократить путь от кандидата до оффера
Допустим, кандидаты появились. Казалось бы, самое сложное позади. Однако именно здесь срочный подбор нередко начинает буксовать.
Рекрутер представил сильного специалиста - и ждёт ответа руководителя. День, два, четыре, неделю. Иногда две недели, даже по вакансии, которая была объявлена срочной.
Поэтому ускорять нужно не только поиск, но и всю воронку принятия решения.
Убираем лишние этапы, сохраняем важные
Первое, что мы часто предлагаем заказчикам, - объединить встречи, на которых разные руководители задают кандидату одни и те же вопросы.
Хорошо работает единая таблица оценки: каждый интервьюер фиксирует свои выводы, а следующий знакомится с ними до встречи и сосредотачивается на тех компетенциях, которые ещё не проверены.
Для кандидата это означает меньше повторных разговоров и поездок, для компании - меньше потраченного времени.
Но есть вещи, которые сокращать нельзя: проверку обязательных документов, подтверждение критических профессиональных навыков, требования безопасности. Нельзя ускоряться и за счёт неполной информации об условиях работы. Человек должен понимать структуру дохода, график, место работы и порядок выхода. Особенно если существенную часть заработка составляет премия.
Договариваемся о скорости обратной связи
Здесь помогает SLA - соглашение об уровне сервиса, то есть простая договорённость между рекрутером и нанимающим руководителем о сроках и формате взаимодействия.
Например, мы можем договориться, что руководитель рассматривает представленного кандидата в течение одного рабочего дня, а после интервью даёт обратную связь в день встречи или на следующий день. Это не универсальный норматив. В каждой компании свои процессы. Но важно, чтобы срок был согласован заранее.
И еще обратная связь должна быть содержательной. «Не совсем наш кандидат» - такой комментарий мало помогает поиску. Гораздо полезнее: «Опыт запуска оборудования подходит, но не хватило примеров самостоятельной диагностики. Хочу проверить это на дополнительной встрече».
SLA работает только тогда, когда обязательства двусторонние: рекрутер направляет кандидатов по согласованным критериям, а руководитель выделяет время на оценку и решение.
One Day Offer: решение за один день
Один из форматов, который мы используем, - One Day Offer.
Его идея проста: организовать необходимые встречи и принять решение по кандидату в течение одного дня. Например, кандидат приезжает на производственную площадку, знакомится с условиями, проходит профессиональное интервью и получает ответ.
Но для этого необходимо подготовиться: согласовать требования, условия оффера, участников оценки и полномочия того, кто принимает окончательное решение.
Екатерина Смолий: «Мне поступила срочная вакансия специалиста по транспортной логистике на пищевое производство в Московской области. Первое, что я сделала, - созвонилась с клиентом и подробно сняла заявку. Во время брифа спросила, может ли нанимающий менеджер сразу давать ответ кандидатам, чтобы мы брали их, как говорится, «тёпленькими». Клиент согласился попробовать. На собеседование пригласили четырёх кандидатов, трое приехали. Одному сразу сделали оффер, он его принял. В итоге вакансию закрыли за два дня».
Скорость здесь обеспечил не только рекрутер. Работодатель заранее согласился быстро оценивать кандидатов и принимать решение.
Для сложных экспертных и руководящих позиций оффер за один день подходит не всегда. Но сам принцип - сблизить этапы и заранее подготовить решение - полезен практически для любой вакансии.
Weekend Offer: когда кандидатам удобнее в выходной
Ещё один вариант - Weekend Offer: специально организованный день интервью и принятия решений в выходной.
Он может быть полезен, когда кандидаты работают по будням и не готовы отпрашиваться на несколько встреч.
Дарья Маслова: «У нас есть проект массового подбора операторов на производство, где мы успешно применяем Weekend Offer. Кандидаты приезжают в субботу к 10 утра, проходят экскурсию по производству, затем индивидуальное интервью продолжительностью пять–семь минут. После этого около 20 минут ожидают решения мастера и HR-специалиста.
Одобренные кандидаты сразу получают понятный маршрут дальнейших действий: когда проходить медосмотр, адрес клиники, дату оформления и выхода на работу. Люди уходят довольные скоростью принятия решения, успевают познакомиться друг с другом. Мне нравится и сама организация процесса, и то, что кандидаты сразу понимают, что будет дальше».
Важно: Weekend Offer не означает, что рекрутеры и руководители теперь должны постоянно работать по субботам. Это отдельный формат под конкретную задачу, который требует согласования участников и графика.
Когда срочных вакансий слишком много
Есть ситуация, которую, думаю, узнают многие: у рекрутера одновременно пять срочных вакансий, и каждая нужна «вчера».
Самостоятельно решить, какая из них важнее для бизнеса, рекрутер может не всегда. У него просто нет всей информации о последствиях незакрытой позиции, поэтому приоритеты нужно согласовывать с тем, кто вправе их устанавливать.
У нас есть клиент, который может одновременно передать до двадцати совершенно разных позиций - от уборщика территории до инженера-технолога.
Раньше мы пытались взяться за всё сразу. Не всегда правильно распределяли ресурсы, ошибались с приоритетами, разочаровывали заказчика, в какой-то момент начали открыто обсуждать ограничения. Теперь можем договориться: пять наиболее критичных вакансий берём в активную работу немедленно, ещё три подключаем через несколько дней, к остальным приступаем позже.
А если заказчик пропал?
Ещё одна болезненная ситуация: кандидат найден, резюме направлено, но руководитель не отвечает. В такой момент легко обидеться: мы же старались, искали, звонили, а в ответ тишина!
Но за годы работы я убедилась, что молчание заказчика далеко не всегда связано с безразличием. Иногда руководитель перегружен, иногда внутри компании не согласован профиль, вакансия потеряла приоритет или кандидат просто не понравился, а сформулировать отказ сложно.
Наша задача не давить, а упростить коммуникацию и выяснить, что происходит. Можно предложить несколько вариантов ответа, согласовать короткий звонок, напомнить о риске потери кандидата.
Если взаимодействие систематически не складывается, иногда разумнее приостановить поиск, чем продолжать создавать видимость работы.
В нашей практике был клиент, которому срочно требовались операторы-комплектовщики. Мы в день получения заявки собирали кандидатов, отправляли резюме, после чего заказчик регулярно исчезал на три-четыре дня. В итоге мы теряли кандидатов, время и репутацию. После нескольких повторений приняли непростое решение прекратить работу по таким заявкам.
Хочу подчеркнуть: когда кандидаты неделями ждут ответа, они рассказывают об этом друзьям и пишут отзывы. Так что быстрая обратная связь это не одолжение рекрутёру, HR-менеджеру, а часть репутации работодателя.
Когда профессионально сказать «нет»
Есть ещё одна ситуация, пожалуй, самая деликатная. Что делать, если заказчик просит закрыть редкую вакансию за неделю, но предлагает зарплату значительно ниже рынка?
Можно взять заявку, активно искать, отправлять отчёты, а через месяц объяснять, почему ничего не получилось, а можно сначала проверить реалистичность задачи.
Недавно к нам поступила заявка на наладчика станков с ЧПУ. Предлагаемые условия показались недостаточно конкурентными для локации. Мы не стали сразу запускать поиск, а провели анализ рынка труда. Выяснилось, что предлагаемая зарплата примерно вдвое ниже уровня, на который ориентировались подходящие кандидаты и который предлагали конкуренты.
Заказчик не был готов менять условия. Мы честно объяснили, почему не сможем обеспечить закрытие в заявленные сроки, и совместно приняли решение не начинать подбор. Кстати, заказчик поблагодарил за аналитику. Возможно, он ещё вернётся с пересмотренным предложением.
Мне кажется, именно такие ситуации хорошо показывают зрелость отношений между HR и бизнесом.
Профессионализм рекрутера не в готовности взять любую задачу в любое время суток. Иногда гораздо полезнее сказать: «Давайте сузим фокус», «Для этой вакансии нужно изменить условия» или «При таком сроке и бюджете мы не можем обещать результат».
Скорость - это результат договорённостей
Что объединяет все эти истории?
Мы не нашли волшебный источник кандидатов. Не придумали способ гарантированно закрывать любую вакансию за 48 часов. И уж точно не научились управлять рынком труда.
Но научились лучше управлять тем, что действительно зависит от нас.
Качественно снимать заявку, даже когда сроки горят. Возвращаться к людям, с которыми уже выстроены отношения. Проверять результаты поиска короткими циклами. Перераспределять задачи внутри команды. Договариваться с руководителями о сроках обратной связи. Не бояться обсуждать ограничения и приоритеты.
В срочном подборе особенно заметно, что рекрутер не может обеспечить результат в одиночку. Нужен заказчик, который готов участвовать в процессе: уточнять требования, выделять время, принимать решения и при необходимости пересматривать условия.
Поэтому я предлагаю каждому рекрутеру, у которого сейчас есть срочная вакансия, задать себе несколько вопросов: точно ли мы понимаем, почему она срочная? Проверили ли все обязательные требования? Есть ли кандидаты, к которым можно вернуться? Забронировано ли время руководителя? Готова ли компания сделать предложение, если подходящий человек найдётся завтра?
Возможно, после этих вопросов окажется, что для ускорения подбора нужно не сделать ещё пятьдесят звонков, а провести один разговор с нанимающим менеджером.
Ведь главный секрет срочного подбора - не заставить рекрутера работать быстрее, а убрать из процесса всё, что мешает кандидату и работодателю вовремя встретиться и принять решение.
Материал подготовлен по итогам практического вебинара образовательного проекта «Мастерская рекрутинга» компании «Рекадро» с участием Ольги Зуевой, Дарьи Масловой и Екатерины Смолий.