Гибкий массовый подбор

По материалам выступления компании «Рекадро» на HR Foresight Forum 2023

Поиск персонала на линейные позиции – одна из острейших проблем нашего времени. Обеспечить быстрое закрытие вакансий в соответствии с меняющимися ожиданиями бизнеса помогают современные методы управления проектами. Поделимся с вами опытом «Рекадро» по использованию принципов Agile в массовом подборе.

Что такое Agile?

В переводе с английского это слово означает «гибкий», и речь идет об изменении подхода к проектному управлению с жестко регламентированного, запротоколированного на свободный, меняющийся и адаптирующийся под текущие условия и ожидания заказчика.

Если раньше любой проект, в том числе и проект подбора персонала, строился по методике «водопада», когда сначала необходимо определить требования, составить четкий план, потом приступить к выполнению и в конце выдать какой-то готовый результат, то гибкий подход представляет собой совершенно иной процесс: мы не планируем далеко вперед, а двигаемся небольшими шагами, итерациями, каждая из которых несет для проекта совершенно конкретную ценность и имеет свой результат. Из этих промежуточных ценностей и складывается готовый продукт для заказчика.

Зачем так усложнять? Agile был создан разработчиками программного обеспечения в ответ на вызовы времени: изменения стали происходить слишком быстро, и если мы запланировали разработку какого-то продукта сегодня, то через несколько месяцев наш проект в том виде, в каком мы его представляли, может оказаться абсолютно неактуальным. А если мы не будем синхронизироваться с заказчиком, то и вовсе можем представить не тот результат, которого он ожидал.

Так и в рекрутинге, не правда ли? Сегодня мы предъявляем одни требования к кандидатам и имеем потребность в конкретном объеме, но завтра всё может кардинально измениться. Особенно сейчас.

Чтобы избежать подобных рисков, мы в корне изменили подход к управлению проектами и адаптировали 12 принципов Agile для своей работы.

Выглядит просто. Ну конечно команда должна верить в реальность проекта и в ней должны работать мотивированные профессионалы! Само собой, что команда должна найти способ регулярной поставки кандидатов на проект! На самом деле и да, и нет. Такой подход становится простым в реализации только тогда, когда сотрудники приняли Agile-мышление, согласились с манифестом Agile и следуют ему.

Смириться с тем, что договоренности, технология и инструменты, сам план работы могут кардинально изменяться (неоднократно!) в процессе работы – очень сложно. Сотрудников нужно учить, мотивировать, вовлекать – но об этом в следующий раз.

Ключевые изменения, которые мы внедрили в работу над проектами:

1.      Результат работы. Понятием результата для нас всегда были вышедшие кандидаты, но на промежуточных этапах мы оценивали объем проделанной работы и количество представленных претендентов на вакансию. Пришлось поменять структуру оценки, и единственным критерием проделанной работы стали выходы. Даже в первую неделю работы над проектом.

2.      Синхронизация – не только внутри команды, но и с клиентом (нанимающим менеджером, службой управления персоналом). Недостаточно выслать клиенту резюме и ждать ответа, необходимо регулярное общение, которое предполагает обмен информацией, опытом, выводами. Руководителей, у которых есть потребность в персонале, сложно вовлекать в рекрутинговый процесс, но для успеха проекта делать это необходимо.

3.      Коммуникации – быстрые каналы (отказ от электронной почты), ежедневные встречи команды, упрощение процессов помогают достигать результата быстрее. Может ли отсутствие регламентов привести к хаосу? Может. Зависит от руководителя проекта.

Команда

Отдельную ценность в Agile представляет команда проекта.

Особенности Agile-команды Рекадро:

Владелец продукта - человек, который обеспечивает качество продукта, сопровождает проект на каждом этапе и помогает расставить приоритеты. Человек, который соблюдает интересы заказчика в проекте, но сам в реализации проекта не участвует.

Кросс-функциональная команда – основные сотрудники в команде – это, безусловно, рекрутеры, но в реализации любой задачи чаще всего есть люди, которые не полностью вовлечены в проект. Организуете рекламную кампанию по привлечению кандидатов? Маркетолог, таргетолог, специалист по контекстной рекламе должны быть частью команды. Даже если вы пользуетесь услугами сторонней организации по настройке рекламных кампаний – подготовьте вашего подрядчика к тому, что он будет участвовать в регулярных встречах команды и должен быть вовлечен в ваш проект.

Клиент – часть команды. Как бы ни открещивался от этого нанимающий руководитель, его необходимо вовлекать в обсуждение и принятие решений. Ведь именно он ожидает результат и определяет, достигнут ли он.

Четкие роли – сотрудники должны очень четко понимать свой функционал и зону ответственности. Чаще всего мы организуем работу по принципу конвейера, работая для клиента в формате «единого окна».

После того, как мы стали agile-энтузиастами и грамотно сформировали команду, можно приступать и к внедрению инструментов.

Agile-инструменты в массовом подборе персонала

Следуя принципам маленьких шагов, мы разбиваем проект на спринты – короткие и регулярные временные интервалы, в течение которых команда выполняет заданный объем работы в рамках большого проекта.

Сегодня процессы рекрутинга ускоряются – если мы не позвонили кандидату в течение 8 часов, про него можно забыть, поэтому в массовом подборе спринт может длиться не более 3 - 5 дней, и по его итогам уже должен быть достигнут какой-то ценный результат, ожидания о котором заранее известны команде.

Команда встречается ежедневно для синхронизации, где каждый участник делится результатом работы за вчерашний день и планами на сегодня, а в конце спринта обязательно проводится обзор, на котором команда выясняет, насколько удалось достичь результата, что необходимо улучшить и отвечает ли результат ожиданиям заказчика.

Для визуализации работы по спринту команда пользуется scrum-доской в упрощенном варианте, где наглядно отображен ход работы по проекту, ответственные и сроки.

Аналитика

Отдельного внимания заслуживают и инструменты аналитики, которые помогают синхронизироваться и принимать решения. Вот некоторые из них:

·        Воронка рекрутинга – наглядный объем и результат работы, зоны развития и проблемные точки,

·        CJM – карта пути кандидата в компанию для улучшения процессов найма,

·        Диаграмма сгорания задач – визуализация пути к цели.

Подведение итогов

Проект прошел успешно, и мы закрыли все вакансии. Отлично, мы похвалили друг друга и приступили к другим заказам!

Нет, этого недостаточно. После закрытия проекта обязательно должна быть проведена его ретроспектива.

Если отвечать на эти вопросы в конце каждого проекта, то система постоянных изменений и улучшений будет органично встраиваться во все рекрутинговые процессы.

Agile – это философия. Чтобы делать agile, надо быть agile. Кажущиеся очевидными вещи оказываются очень сложны в реализации, если их прописать как механики и процедуры, когда сотрудники еще не приняли новый взгляд на организацию работы. Хотите внедрить agile в подборе персонала? Обращайтесь, давайте сделаем это вместе – через сотрудничество и синхронизацию.

Евгения Максимова

Об актуальных методах привлечения и удержания сотрудников читайте в журнале HR-мудрость за 2 квартал 2023 года "Пересборка рекрутинга"